Ce cas client décrit un ERP sur mesure conçu par bontrain pour une PME du froid et de la cuisine professionnelle. Il remplace un logiciel de gestion qui n’était plus maintenu. Il réunit dans un seul outil le bureau et le terrain : devis, interventions, fiches réglementaires, facturation et contrats d’entretien.
L’entreprise vend, installe et dépanne des équipements frigorifiques et de cuisine professionnelle. Elle compte 10 techniciens terrain et 5 personnes au bureau. Elle travaille pour une clientèle très variée : collectivités, restauration, métiers de la bouche, commerces, santé, agriculture, hôtellerie, industrie et particuliers.
Quels problèmes l’ancien logiciel posait-il ?
L’ancien logiciel n’était plus maintenu et ne suivait plus le métier. Il ne gérait ni les devis à chapitres, ni les factures de situation, ni la retenue de garantie, ni le format Factur-X. Autour de lui, une partie de l’activité vivait sur des fichiers Excel et des modèles Word : suivi des contrats d’entretien, dossiers techniques du matériel, planning de présence, indicateurs.
Sur le terrain, aucun outil mobile n’était adapté. Les techniciens remplissaient des documents papier, ressaisis ensuite au bureau. Le suivi des temps restait déconnecté des interventions. Chaque ressaisie était une occasion d’erreur et un délai de plus avant la facture.
Que fait l’ERP au quotidien ?
L’ERP couvre l’ensemble du cycle, du premier contact à l’encaissement.
Pour le bureau
- Clients et fournisseurs : fiches complètes, création d’un client à partir de son numéro SIRET, conditions commerciales et remises, encours autorisé, historique des échanges, chiffre d’affaires et statistiques d’achat.
- Catalogue et parc machines : articles et marques avec calcul du prix de vente par coefficient, machines installées chez chaque client avec leur statut et leurs photos.
- Devis : chapitres et lignes réordonnables, acompte, versions successives, envoi par e-mail, acceptation ou refus.
- Facturation : factures d’acompte, de situation, de solde, pro forma et avoirs, retenue de garantie, numérotation continue, passage automatique en retard à l’échéance.
- Commandes fournisseurs : générées depuis un devis accepté, réceptionnées ligne par ligne.
- Contrats d’entretien : les visites prévues génèrent les interventions et s’affichent dans l’agenda et sur la fiche client.
- Chantiers : suivi par lots du devisé, du facturé, de l’encaissé et des achats, avec une alerte de dépassement.
- Pilotage : tableau de bord du jour (urgences, interventions non affectées, devis en attente, factures en retard, heures par technicien) et suivi commercial (marge, évolution mensuelle, meilleurs clients).
Pour les techniciens
- Ma journée : interventions planifiées, chronomètre démarrer, pause, reprendre, terminer, pièces utilisées, photos et bon d’intervention en PDF envoyé par e-mail.
- Demande de devis depuis le terrain quand le technicien constate un besoin.
- Fonctionnement hors connexion : l’application s’installe sur le téléphone et les données se synchronisent au retour du réseau. Chaque technicien ne voit que ses propres données.
Les droits suivent trois rôles (technicien, bureau, administrateur), avec une connexion unique et sécurisée pour toute l’équipe.
Comment l’ERP gère-t-il les fluides frigorigènes ?
Il produit la fiche d’intervention CERFA 15497 directement sur le téléphone du technicien, y compris hors connexion. La fiche est signée sur place et générée sur le formulaire officiel. Elle est requise pour les interventions qui nécessitent la manipulation de fluides frigorigènes, une obligation qui s’inscrit dans le cadre du règlement européen 2024/573 sur les gaz à effet de serre fluorés.
Autour de la fiche, l’ERP suit les bouteilles de gaz, les détecteurs de fuite et les mouvements de fluides, puis produit le bilan annuel des fluides en PDF et en CSV. Ce qui se faisait sur papier, puis se ressaisissait, est désormais saisi une seule fois, au moment de l’intervention.
🧾 Facture électronique : les factures sont émises au format Factur-X, profil EN 16931, et contrôlées automatiquement à chaque évolution du logiciel. Depuis le 1er septembre 2026, la réforme de la facturation électronique impose à toutes les entreprises de savoir recevoir des factures électroniques. Les PME les émettront à partir du 1er septembre 2027. Pour aller plus loin : Factur-X et dématérialisation, ce qui change en 2026.
Comment le projet s’est-il déroulé ?
Par jalons, d’avril à octobre 2026. Le projet a commencé par un cadrage complet du métier : besoins, parcours des techniciens et du bureau, architecture. Le développement a ensuite avancé fonctionnalité par fonctionnalité : socle et accès, clients et fournisseurs, catalogue, interventions et temps, devis, facturation, tableau de bord, mode hors connexion, CERFA.
Les itérations suivantes sont nées des retours de l’entreprise : contrats d’entretien, retenue de garantie, commandes fournisseurs, conditions commerciales. Les données de l’ancien logiciel (plus de 2 000 clients, environ 400 marques, 200 fournisseurs) sont reprises par des scripts d’import rejouables. La bascule se fait sans ressaisie.
Chez bontrain, nous menons nos projets de logiciels sur mesure de cette manière : comprendre les processus réels, les traduire en fonctionnalités, livrer par étapes et ajuster avec les utilisateurs. Le code est solide et couvert par une chaîne de contrôle poussée. L’entreprise exploite son ERP librement, sans abonnement par utilisateur ni dépendance à un éditeur (vendor lock-in).